Συμβουλές για επιτυχημένες διαδικτυακές συναντήσεις

Η διεξαγωγή αποτελεσματικών επαγγελματικών συναντήσεων αποτελεί ένα δύσκολο εγχείρημα, ακόμα και όταν γίνεται υπό τις καλύτερες συνθήκες. Η κατάσταση δυσκολεύει ακόμα περισσότερο όταν οι συναντήσεις πραγματοποιούνται εξ’ αποστάσεως και βασίζονται σε τεχνολογικά μέσα. Διαβάστε κάποιες βασικές συμβουλές για την ομαλή διεξαγωγή διαδικτυακών συναντήσεων.

Ορίστε την ατζέντα 

Είναι στην ανθρώπινη φύση  να ερμηνεύουμε τη γλώσσα του σώματος και τις εκφράσεις του προσώπου, αλλά κάτι τέτοιο γίνεται δύσκολο όταν δεν βλέπουμε καθαρά την οθόνη των συμμετεχόντων ή όταν υπάρχει καθυστέρηση στον ήχο και στην εικόνα. Αυτό οδηγεί σε σύγχυση για το ποιος πρέπει να πάρει το λόγο ή οι συμμετέχοντες μιλάνε παράλληλα. Η  ατζέντα ξεκαθαρίζει τη δομή των συναντήσεων, ως προς το χρόνο που έχει ο καθένας στη διάθεσή του για να αναπτύξει τις σκέψεις του. Με την πάροδο του χρόνου, οι διαδικτυακές συναντήσεις αποκτούν μια φυσιολογική ροή.

Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή όλων

Στην εποχή της κοινωνικής αποστασιοποίησης, είναι σημαντικό να ενθαρρύνουμε την πιο ανθρώπινη επικοινωνία  και την ενεργή  συμμετοχή σε κάθε συνάντηση. Η ενεργή συμμετοχή όλων των συμμετεχόντων σε μια συνάντηση εξ‘ αποστάσεως αποτελεί πρόκληση, διότι σε τέτοιες συνθήκες είναι ευκολότερο να παραμένεις ανενεργός χωρίς να παίρνεις το λόγο. Αρχικά, πρέπει να δίνετε το χρονικό περιθώριο στους συμμετέχοντες να ανταλλάσσουν απόψεις για προσωπικά τους θέματα, είτε στο ξεκίνημα είτε στο τέλος της συνάντησης. Όταν οι συνθήκες δεν επιτρέπουν τις φυσικές συναντήσεις, ένα διάλειμμα λειτουργεί ευεργετικά στην αποσυμπίεση όλων. Επιπλέον, διαχειριστείτε αποτελεσματικά τη συμμετοχή όλων, ακολουθώντας τα πέντε βήματα που προτείνει το άρθρο του Harvard Business Review. Στο άρθρο αυτό υπογραμμίζεται η ανάγκη για την επαρκή κατανόηση των θεμάτων συζήτησης απ’ όλους τους συμμετέχοντες, και την άμεση κινητοποίησή τους με στόχο την επίλυση των προβλημάτων.

Ανταλλάξτε μηνύματα με μέτρο

Σε μια φυσική συνάντηση, οι συμμετέχοντες μπορούν να μοιραστούν μεταξύ τους έγγραφα, και γραφήματα. Οποιαδήποτε μορφή περιεχομένου μπορεί να διαμοιραστεί και κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής συνάντησης, μέσω  κοινοποίησης στο αντίστοιχο κανάλι επικοινωνίας. Η πλατφόρμα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για ανταλλαγή γραπτών μηνυμάτων ή ερωτήσεων που αφορούν το  υπό συζήτηση θέμα. Η γραπτή επικοινωνία πρέπει να γίνεται με μέτρο, έτσι ώστε να μην παρεμποδίζεται η ίδια η συζήτηση, όπως επίσης για παράδειγμα δεν είναι ευγενικό να διακόπτετε κάποιον την ώρα που έχει το λόγο. Χρησιμοποιήστε τα γραπτά μηνύματα με σκοπό να ενισχύσετε τις συζητήσεις  και όχι για να τις αντικαταστήσετε.

Ορίστε τις ώρες εργασίας και κάντε διαλείμματα

Κάθε διαδικτυακή επικοινωνία δεν αποτελεί απαραίτητα και μια επίσημη συνάντηση. Πολλά από τα εργαλεία που προσφέρονται για τη διεξαγωγή των διαδικτυακών meetings, όπως το Microsoft Teams και το Skype for Business, σας επιτρέπουν να ορίσετε την προσωπική σας κατάσταση, σύμφωνα με την οποία μπορείτε να αλληλεπιδράτε με τους συναδέλφους σας θέτοντας ερωτήσεις ή απλώς συνομιλώντας. Μην προγραμματίζετε διαδοχικές συναντήσεις που συνήθως κουράζουν. Κάντε διαλείμματα μακριά από την οθόνη του υπολογιστή, έτσι ώστε να έχετε την ευκαιρία αποσυμπίεσης από τις συνεχόμενες συναντήσεις.

Τέλος, πρέπει να είστε υπομονετικοί όσον αφορά την προσαρμογή όλων των συναδέλφων σας στις διαδικτυακές συναντήσεις. Είναι μια νέα πραγματικότητα για πολλούς ανθρώπους. Όταν κάποιος ξεχάσει να κλείσει το μικρόφωνο του υπολογιστή του, απλώς υπενθυμίστε του να το κάνει με ευγενικό τρόπο. Όλοι μας έχουμε βρεθεί σε παρόμοια κατάσταση.

Πηγή: https://workforce-resources.manpowergroup.com/development/tips-for-leading-virtual-meetings

Αν θέλετε να κάνετε το επόμενο βήμα στην επαγγελματική σας καριέρα, δείτε τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας εδώ, και ανεβάστε βιογραφικό σας εδώ.

Μείνετε στην «καρδιά» των εξελίξεων της αγοράς εργασίας και προετοιμαστείτε για το μέλλον της εργασίας, διαβάζοντας τις συμβουλές καριέρας της ManpowerGroup.